software gestione eventi

Software per la Gestione Eventi in ambito medicale

Un’applicazione web integrata con ERP aziendale

 

Panoramica sul cliente

La società si occupa di vendita e distribuzione di dispositivi medici e fornitura di servizi sanitari specialistici. Svolge un ruolo di primo piano sul territorio nazionale e internazionale, e il gruppo conta circa 200 unità tra dipendenti ed agenti.

L’organizzazione della forza vendita è articolata su una rete di venditori diretti ed agenti, coordinati dal direttore vendite supportato da key account e product specialist. La rete vendita è in diretto contatto con il customer service. L’attività promozionale include anche la partecipazione e la sponsorizzazione dei più importanti eventi del settore medico in tutto il mondo.

 

Obiettivi del progetto

Lo scenario iniziale presentava la necessità di gestire in maniera automatica ed efficiente l’organizzazione di congressi e meeting. Per questo motivo si è rivolta a noi, richiedendo un software in grado di gestire tutti i processi connessi all’organizzazione di un evento, dagli inviti ai partecipanti, al coordinamento del viaggio tramite agenzia, fino alla gestione amministrativa.

In particolare le funzionalità di base del progetto dovevano essere:

  • Una gestione centralizzata degli eventi e degli inviti ai partecipanti
  • Gestione del workflow delle prenotazioni agli eventi
  • Permettere l’accesso al sistema anche all’agenzia responsabile dell’organizzazione dei viaggi dei partecipanti agli eventi
  • Sistema di invio automatico delle notifiche ai vari attori coinvolti nel processo di gestione di una nuova richiesta di partecipazione; nello specifico il partecipante, l’agente richiedente, il direttore vendite (responsabile del rilascio dell’autorizzazione), l’ufficio eventi dell’azienda e l’agenzia viaggi
  • Rilascio dell’autorizzazione o inoltro del rifiuto delle richieste, direttamente dalla mail ricevuta in notifica
  • Controllo e gestione del budget

Nella fase di analisi del progetto è emersa la forte priorità di avere uno strumento semplice, rapido e sicuro. Il software doveva essere alla portata di qualunque utilizzatore che, senza alcun tipo di formazione, doveva essere in grado di capirne il funzionamento e di usarlo in totale autonomia senza bisogno di assistenza.

 

La nostra soluzione

La soluzione progettata da Deasoft ha previsto lo sviluppo di un’applicazione web accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, che fosse allo stesso tempo professionale e piacevole da usare. L’applicazione è stata progettata nell’ottica di utilizzo dell’utente. In particolare agenti e professionisti dislocati sul territorio che, essendo in continuo movimento, privilegiano uno strumento rapido nell’inserimento e nella consultazione dei dati.

Tra le funzionalità base attivate vi sono esportazione e la stampa di file e report in formato Excel o PDF, la ricerca avanzata di dati e la consultazione di statistiche. Come esplicitamente richiesto dal cliente, il sistema è in grado di inviare mail riepilogative agli utenti, in caso di variazioni in corso d’opera.

Un esempio di notifica automatica: l’invio al direttore vendite di una mail contenente il preventivo elaborato dall’agenzia viaggi. Direttamente dalla mail egli potrà accettare o rifiutare il preventivo, senza alcun bisogno di entrare nel sistema. Inoltre il partecipante ad un evento ha la possibilità di consultare le informazioni riguardanti il viaggio programmato e i relativi eventi dal riepilogo, inviatogli in automatico sulla casella di posta elettronica.

Il cruscotto di controllo consente all’azienda di monitorare costantemente ed in tempo reale le spese sostenute ed gli scostamenti dai budget fissati. L’integrazione dell’applicazione con l’ERP aziendale IBM AS400 permette infine di confrontare il fatturato di ogni linea di prodotto con gli investimenti sostenuti, in termini di sponsorizzazioni ed eventi.

L’applicazione sviluppata utilizza il DBMS SQL Server 2008.

 

I risultati

Il progetto ha avuto una durata complessiva di 6 mesi. La fase iniziale di analisi dell’applicazione ha richiesto 4 giornate di studio condiviso con il committente. Il primo prototipo, contenente l’intera struttura e le principali funzionalità, è stato rilasciato dopo 30 giorni dall’avvio del progetto. Deasoft rimane tutt’ora attiva sul campo a supporto del cliente, implementando le nuove funzionalità da lui richieste.

Al momento sono attivi nel sistema 105 utenti che utilizzano quotidianamente il sistema, e sono state processate più di 4.000 pratiche di partecipazioni ad eventi.

Il maggiore risultato riguarda però lo snellimento e la semplificazione della gestione di quest’area, che rappresenta per l’azienda una importante attività. La nuova applicazione introdotta permette infatti all’ufficio dell’azienda di snellire notevolmente il processo per autorizzare ogni partecipazione agli eventi.

Inoltre, col supporto di un unico strumento, l’azienda è in grado di gestire tutta la documentazione necessaria, di collaborare con l’agenzia in modo più efficiente e di fornire a tutti i suoi agenti e direttori vendite uno strumento che supporta ed alleggerisce quotidianamente il loro lavoro.

Per maggiori informazioni tecniche: Instant Developer Case Study