Software Gestione Eventi e Trasferte
La società per cui abbiamo realizzato il progetto si occupa della vendita e della distribuzione di dispositivi medici e forniture sanitarie. Il gruppo conta circa 200 unità e svolge un ruolo di primo piano sul territorio nazionale e internazionale.
L’organizzazione della forza vendita è articolata su una rete di venditori diretti ed agenti, coordinati dal direttore vendite e supportati da account e product specialist. La rete vendita è in diretto contatto con il customer service e l’attività promozionale include anche la partecipazione e la sponsorizzazione dei più importanti eventi del settore medico in tutto il mondo.
Gli Obiettivi del Progetto
Lo scenario iniziale presentava la necessità di gestire, in maniera automatica ed efficiente, l’organizzazione di congressi e meeting. Per questo motivo è nato il bisogno di un software in grado di gestire tutti i processi connessi all’organizzazione di un evento: dagli inviti ai partecipanti, al coordinamento del viaggio tramite agenzia, fino alla gestione amministrativa.
Più in dettaglio, il software doveva prevedere le seguenti funzionalità:
- Una gestione centralizzata degli eventi e degli inviti ai partecipanti;
- La gestione delle prenotazioni
- Permettere l’accesso al sistema anche all’agenzia responsabile dell’organizzazione dei viaggi per la partecipazione agli eventi;
- Un sistema di invio automatico delle notifiche ai vari attori coinvolti nel processo di gestione di una nuova richiesta di partecipazione: il partecipante, l’agente richiedente, il direttore vendite (responsabile del rilascio dell’autorizzazione), l’ufficio eventi dell’azienda e l’agenzia di viaggi;
- Il rilascio dell’autorizzazione o l’inoltro del rifiuto delle richieste direttamente dalla email ricevuta in notifica;
- Una funzionalità per il controllo e la gestione del budget.
Nella fase di analisi del progetto è emersa la forte priorità di avere uno strumento semplice, rapido e sicuro. Il software doveva essere alla portata di qualunque utilizzatore che, senza alcun tipo di formazione, doveva essere in grado di capirne il funzionamento e di usarlo in totale autonomia.
La Nostra Soluzione
La soluzione progettata da Deasoft ha previsto lo sviluppo di un’applicazione web accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. L’applicazione è stata progettata tenendo conto degli utilizzatori, nello specifico degli agenti e professionisti dislocati sul territorio. Poiché gli utilizzatori si spostavano continuamente, doveva essere realizzato uno strumento che consentisse un rapido inserimento di dati e un’altrettanto veloce consultazione.
Tra le funzionalità base del software vi sono l’esportazione e la stampa di file e report in formato Excel o PDF, la ricerca avanzata di dati e la consultazione di statistiche. Come esplicitamente richiesto dal cliente, il sistema è in grado di inviare mail riepilogative e automatiche agli utenti, per informarli su eventuali variazioni.
Un esempio di notifica automatica:
l’invio al direttore vendite di una mail contenente il preventivo elaborato dall’agenzia viaggi. Direttamente dalla mail egli potrà accettare o rifiutare il preventivo, senza alcun bisogno di entrare nel sistema. Inoltre il partecipante ad un evento ha la possibilità di consultare le informazioni riguardanti il viaggio programmato e i relativi eventi dal riepilogo, inviatogli in automatico sulla casella di posta elettronica.
La dashboard consente all’azienda di monitorare costantemente ed in tempo reale le spese sostenute ed gli scostamenti dai budget fissati. L’integrazione dell’applicazione con l’ERP aziendale IBM AS400 permette infine di confrontare il fatturato di ogni linea di prodotto con gli investimenti sostenuti, in termini di sponsorizzazioni ed eventi.
L’applicazione sviluppata utilizza il DBMS SQL Server 2008.
Risultati del Progetto
Il progetto ha avuto una durata complessiva di 6 mesi. La fase iniziale di analisi dell’applicazione ha richiesto 4 giornate di studio condiviso con il committente. Il primo prototipo, contenente l’intera struttura e le principali funzionalità, è stato rilasciato dopo 30 giorni dall’avvio del progetto. Deasoft rimane tutt’ora attiva sul campo a supporto del cliente, continuando ad assisterlo e ad implementare nuove funzionalità.
Al momento nel sistema sono presenti 105 utenti che lo utilizzano quotidianamente e sono state processate più di 10.000 pratiche di partecipazioni ad eventi.
Il maggiore risultato riguarda lo snellimento e la semplificazione della gestione di quest’area, che rappresenta per l’azienda un’importante attività. La nuova applicazione introdotta permette infatti all’ufficio dell’azienda di ridurre notevolmente il processo per autorizzare ogni partecipazione agli eventi.
Con un unico strumento, l’azienda è in grado di gestire tutta la documentazione necessaria, di collaborare con l’agenzia in modo più efficiente e di fornire, a tutti i suoi agenti, un software che supporta ed alleggerisce il loro lavoro durante i viaggi.