Gestionale per Franchising
Software gestionale per un franchising di cliniche dentistiche, attive soprattutto nel centro Italia ma in espansione su tutto il territorio nazionale. Nasce per consentire a tutti l’accesso alle cure dentali, senza rinunciare a qualità e professionalità. Per far questo, l’obiettivo che il nostro cliente si è proposto è quello ottimizzare l’organizzazione e i processi lavorativi delle singole cliniche, attraverso l’adozione di una soluzione software personalizzata.
Gli Obiettivi del Progetto
La volontà del cliente era quella di avere un software di proprietà che rispecchiasse nei minimi particolari le esigenze gestionali delle cliniche, in particolare che permettesse la gestione centralizzata delle cliniche e, allo stesso tempo, la gestione separata di ogni clinica. Dalla stessa applicazione si sarebbe dovuto accedere sia alla situazione complessiva delle cliniche che alla situazione di ognuna di esse.
La gestione delle cliniche comprende i pazienti, i dipendenti e tutti gli aspetti organizzativi e di processo. Si sarebbero quindi dovuti raccogliere dati a fini statistici in modo da monitorare l’andamento delle singole cliniche.
Le Fasi di Sviluppo
Prima Fase
Il progetto è iniziato con un’attenta analisi a stretto contatto con il cliente. Abbiamo trascorso alcune giornate nelle cliniche, a fianco dei collaboratori, per comprendere gli aspetti salienti dell’attività in clinica, per affrontare le criticità che quotidianamente si presentano e per analizzare eventuali fattori che portavano ad un rallentamento dell’operatività.
Molto importante è stato il confronto con gli utenti delle cliniche. Ovvero per cogliere al meglio le necessità, le esigenze e le aspettative sulla realizzazione del nuovo software.
A questo proposito sono stati particolarmente utili i casi d’uso, attraverso la raccolta delle testimonianze e dei feedback dei dipendenti. Questo perchè crediamo che, solo collaborando con gli utilizzatori finali, sia possibile capire gli aspetti da migliorare e le esigenze da soddisfare.
Abbiamo posto l’attenzione su ogni particolare e preso in considerazione ogni spunto che ci veniva dato, cercando di reinterpretare le richieste nella maniera più personalizzata possibile.
Seconda Fase
A seguito della prima fase in loco, ci siamo messi a lavoro per tradurre le nostre analisi e le informazioni raccolte nel progetto vero e proprio. In poco tempo abbiamo creato un prototipo che abbiamo via via implementato con i vari moduli di cui doveva essere dotato il software.
Ogni modulo sviluppato veniva testato dal personale della clinica-pilota e venivano quindi applicate le correzioni in base ai feedback ricevuti. Questa fase è durata diversi mesi.
Grazie alla tecnologia RAD utilizzata, siamo riusciti a sviluppare i moduli rapidamente. Questo ci ha permesso di dedicare molto tempo al confronto con gli utilizzatori. La metodologia utilizzata infatti ci ha dato la possibilità di modificare le varie componenti della struttura con facilità, in base alle indicazioni che ci venivano fornite.
Terza Fase
Arrivati alla conclusione della fase di sviluppo, la terza fase è consistita nell’adozione del nuovo software nella clinica-pilota. L’avvio è stato seguito da noi direttamente in loco, anche per offrire formazione e assistenza frontale.
È stato molto importante assistere a come gli utilizzatori si comportavano con il software davanti ai loro clienti, in una situazione reale di lavoro. Questo ci ha permesso di calibrare e migliorare ulteriormente il software.
Quarta Fase
Arrivati ad una versione matura del software, abbiamo dato il via libera al suo utilizzo in tutte le cliniche. Il processo di adozione del nuovo software è andato oltre le aspettative: vedere sin da subito il personale in sintonia con lo strumento, apprezzandone la facilità d’uso e la praticità, è stato sorprendente.
Abbiamo inoltre creato un sistema di gestione delle segnalazioni con una gerarchia di priorità, nell’eventualità di correzioni e aggiustamenti. Periodicamente venivano così rilasciati dei pacchetti di aggiornamento del software, in base all’urgenza e alle necessità.
Risultati del Progetto
Ad oggi ci occupiamo di rendere operativo il software nel resto delle cliniche coinvolte e nelle nuove che stanno aprendo in tutto il territorio nazionale. In più, quando si presentano delle nuove esigenze da gestire, implementiamo nuovi moduli e funzionalità.
Per la buona riuscita di un progetto di questo tipo (ovvero nello sviluppo di un software personalizzato) è fondamentale che gli utilizzatori finali siano fin dall’inizio parte integrante del progetto.
Non possiamo pensare di progettare, sviluppare e consegnare un software senza che il cliente ne abbia mai fatto utilizzo. In questo il personale del franchising è stato impeccabile, instaurando con noi fin da subito un rapporto sincero e costante, che ha contribuito al successo di questo progetto.
Infine vogliamo evidenziare la grande attenzione posta per costruire il software in modo da gestire il trattamento dei dati sensibili dei pazienti.