Software per franchising

Software gestionale per franchising

Un'applicazione personalizzata per la gestione di cliniche dentistiche

Bludental è una franchising di cliniche dentistiche attive soprattutto nel centro Italia, ma in espansione su tutto il territorio nazionale. Nasce con l’obiettivo di consentire l’accesso alle cure dentali a tutti, senza rinunciare a qualità e professionalità. Per far questo, uno degli obiettivi che Bludental si è proposto è ottimizzare i processi lavorativi e l’organizzazione delle singole cliniche, attraverso l’adozione di un soluzione software personalizzata.

Le richieste del cliente

La volontà del cliente era quella di avere un software di proprietà che rispecchiasse nei minimi particolari le esigenze gestionali delle cliniche. Un software che permettesse la gestione centralizzata delle cliniche, e allo stesso tempo la gestione separata di ogni clinica. In altre parole il vantaggio è quello di accedere, dalla stessa applicazione, sia alla situazione complessiva delle cliniche, e sia alla situazione di ognuna di esse.

In particolare la gestione delle cliniche fa riferimento a: i pazienti, i dipendenti e, più in generale, a tutti gli aspetti organizzativi e di processo. Particolare attenzione è stata posta inoltre sulla raccolta dei dati, a fini statistici, in modo da monitorare l’andamento delle singole cliniche, per capire punti di forza e debolezze e per migliorare via via quest’ultime.

Le fasi del progetto

1°Fase

Il progetto è partito con un’attenta analisi a stretto contatto con il cliente. Abbiamo trascorso delle giornate in trasferta nelle cliniche, a fianco dei collaboratori, per analizzare ed approfondire gli aspetti salienti dell’attività in clinica, per affrontare le criticità che quotidianamente si presentano e per analizzare eventuali fattori che portavano ad un rallentamento dell’operatività, nella precedente soluzione software.

Molto importante è stato il confronto con gli utenti del sistema per cogliere al meglio le necessità, le esigenze e le aspettative che si stavano riponendo sulla realizzazione del nuovo software. A questo proposito è stato particolarmente utile raccogliere ed analizzare i casi d’uso. Abbiamo raccolto tutte le informazioni necessarie e soprattutto i feedback dei dipendenti, perchè solo attraverso gli utilizzatori finali era possibile cogliere le criticità e le nuove esigenze.

Siamo stati attenti ad ogni minimo particolare, e abbiamo analizzato ogni spunto che ci veniva dato, con l’obiettivo di reinterpretare le richieste nella maniera più personalizzata possibile.

2°Fase

A seguito della prima fase in loco, ci siamo messi a lavoro per tradurre le nostre analisi e le informazioni raccolte in un progetto vero e proprio. In poco tempo abbiamo creato un prototipo, a cui via via siamo andati ad implementare i vari moduli del software.

Ogni modulo sviluppato veniva fatto provare al personale della clinica-pilota, e venivano quindi applicate le correzioni in base ai feedback ricevuti. Questa fase è durata diversi mesi.

Grazie alla tecnologia RAD utilizzata, siamo riusciti a sviluppare i moduli rapidamente e abbiamo dedicato maggiormente tempo a confrontarci con gli utilizzatori. La metodologia Agile infatti ci ha permesso in questo caso di modificare con facilità svariate volte la struttura e in particolare il funzionamento delle diverse componenti. Facendo fede soprattutto alle indicazioni che ci venivano fornite. Tutto questo con l’obiettivo di offrire il miglior software possibile al nostro cliente.

3°Fase

Arrivati alla conclusione della fase di sviluppo, la terza fase consisteva nell’adozione del nuovo software nella clinica-pilota. L’avvio è stato seguito da noi personalmente in loco, anche per offrire formazione e assistenza frontale. Inoltre è stato molto importante assistere a come gli utilizzatori si comportavano con il software davanti ai loro clienti, in una situazione reale di lavoro. Questo ha portato ad ulteriori migliorie del software.

4°Fase (Post-produzione)

Arrivati ad una versione del software matura, abbiamo iniziato ad avviare via via le cliniche. Il processo di adozione del nuovo software è andato oltre le aspettative, poichè il personale è entrato da subito nei meccanismi, riconoscendo una facilità d’uso e una praticità del software notevole.

Non solo, abbiamo creato un sistema di gestione delle segnalazioni con una gerarchia di priorità, nell’eventualità di correzioni e aggiustamenti. Periodicamente venivano così rilasciati dei “pacchetti” di aggiornamento del software, in base all’urgenza e alle necessità.

Dai un’occhiata ai seguenti screen, sono due esempi di schermate del software. Una è la dashboard che mostra la situazione pazienti e l’altra è l’agenda degli appuntamenti.

Situazione pazienti
Agenda

I risultati del progetto

Ad oggi ci occupiamo di rendere operativo il software nel resto delle cliniche e nelle nuove che apriranno in futuro. In più, se si presentano delle nuove esigenze da gestire, implementiamo nuove funzionalità.

Per la buona riuscita di un progetto di questo tipo, ovvero di sviluppo di un software personalizzato, è fondamentale che gli utilizzatori finali siano fin dall’inizio parte integrante del progetto. Non possiamo pensare di progettare e sviluppare un software, e poi consegnarlo nelle mani del cliente a lavoro completato, senza che questo l’abbia mai visto prima. In questo il personale di Bludental è stato impeccabile, instaurando con noi fin da subito un rapporto sincero, costante e continuativo nel tempo, che ha contribuito al successo di questo progetto.

Un altro punto da evidenziare è l’attenzione posta da Deasoft per il trattamento e la gestione dei dati sensibili dei pazienti, in particolare per garantire gli aspetti più salienti che riguardano le regole, in vista proprio del nuovo regolamento sulla privacy che andrà in vigore a maggio 2018.