Software Gestionale per franchising

Una soluzione su misura per la gestione di cliniche dentistiche

Bludental è una franchising di cliniche dentistiche, attive soprattutto nel centro Italia, ma in espansione su tutto il territorio nazionale. Nasce per consentire a tutti l’accesso alle cure dentali, senza rinunciare a qualità e professionalità. Per far questo, l’obiettivo che Bludental si è proposto è quello ottimizzare l’organizzazione e i processi lavorativi delle singole cliniche, attraverso l’adozione di un soluzione software personalizzata.

Gli obiettivi del progetto

La volontà del cliente era quella di avere un software di proprietà che rispecchiasse nei minimi particolari le esigenze gestionali delle cliniche. Un software che permettesse la gestione centralizzata delle cliniche, e allo stesso tempo la gestione separata di ogni clinica. In altre parole il vantaggio è quello di accedere, dalla stessa applicazione, sia alla situazione complessiva delle cliniche, e sia alla situazione di ognuna di esse.

La gestione delle cliniche comprende: i pazienti, i dipendenti e tutti gli aspetti organizzativi e di processo. Particolare attenzione è stata posta inoltre sulla raccolta dei dati, a fini statistici, in modo da monitorare l’andamento delle singole cliniche.

Le fasi di sviluppo

Prima fase

Il progetto è iniziato con un’attenta analisi a stretto contatto con il cliente. Abbiamo trascorso alcune giornate nelle cliniche, a fianco dei collaboratori, per comprendere gli aspetti salienti dell’attività in clinica, per affrontare le criticità che quotidianamente si presentano e per analizzare eventuali fattori che portavano ad un rallentamento dell’operatività.

Molto importante è stato il confronto con gli utenti delle cliniche. Ovvero per cogliere al meglio le necessità, le esigenze e le aspettative sulla realizzazione del nuovo software.

A questo proposito sono stati particolarmente utili i casi d’uso, attraverso la raccolta delle testimonianze e dei feedback dei dipendenti. Questo perchè crediamo che, solo collaborando con gli utilizzatori finali, sia possibile capire gli aspetti da migliorare e le esigenze da soddisfare.

Abbiamo posto l’attenzione su ogni particolare e preso in considerazione ogni spunto che ci veniva dato, cercando di reinterpretare le richieste nella maniera più personalizzata possibile.

Seconda fase

A seguito della prima fase in loco, ci siamo messi a lavoro per tradurre le nostre analisi e le informazioni raccolte nel progetto vero e proprio. In poco tempo abbiamo creato un prototipo, che abbiamo via via implementato con i vari moduli, di cui doveva essere dotato il software.

Ogni modulo sviluppato veniva testato dal personale della clinica-pilota, e venivano quindi applicate le correzioni in base ai feedback ricevuti. Questa fase è durata diversi mesi.

Grazie alla tecnologia RAD utilizzata, siamo riusciti a sviluppare i moduli rapidamente. Questo ci ha permesso di dedicare molto tempo a confrontarci con gli utilizzatori. La metodologia utilizzata infatti ci ha dato la possibilità di modificare, con facilità, svariate volte la struttura. In particolare il funzionamento delle diverse componenti, facendo fede soprattutto alle indicazioni che ci venivano fornite.

Terza fase

Arrivati alla conclusione della fase di sviluppo, la terza fase consisteva nell’adozione del nuovo software nella clinica-pilota. L’avvio è stato seguito da noi direttamente in loco, anche per offrire formazione e assistenza frontale.

È stato molto importante assistere a come gli utilizzatori si comportavano con il software davanti ai loro clienti, in una situazione reale di lavoro. Questo ha portato ad ulteriori migliorie del software.

Quarta fase

Arrivati ad una versione del software matura, abbiamo iniziato ad avviare tutte le cliniche. Il processo di adozione del nuovo software è andato oltre le aspettative. Vedere il personale da subito in sintonia con lo strumento, apprezzando una facilità d’uso e una praticità del software notevoli, è stato sorprendente.

Non solo, abbiamo creato un sistema di gestione delle segnalazioni con una gerarchia di priorità, nell’eventualità di correzioni e aggiustamenti. Periodicamente venivano così rilasciati dei “pacchetti” di aggiornamento del software, in base all’urgenza e alle necessità.

I risultati del progetto

Ad oggi ci occupiamo di rendere operativo il software nel resto delle cliniche e nelle nuove che stanno aprendo in tutto il territorio nazionale. In più, se si presentano delle nuove esigenze da gestire, implementiamo nuovi moduli e funzionalità.

Per la buona riuscita di un progetto di questo tipo (ovvero dello sviluppo di un software personalizzato) è fondamentale che gli utilizzatori finali siano fin dall’inizio parte integrante del progetto.

Non possiamo pensare di progettare e sviluppare un software, e poi consegnarlo nelle mani del cliente a lavoro completato. Senza che questo l’abbia, non solo visto, ma anche utilizzato prima. In questo il personale di Bludental è stato impeccabile, instaurando con noi fin da subito un rapporto sincero e costante, che ha contribuito al successo di questo progetto.

Infine evidenziamo la grande attenzione per il trattamento e la gestione dei dati sensibili dei pazienti.